制作例の仕組みと、使い方
「入っていないお金」を、探しません。
朝ひらくと、いちばん上に金額が出ています。まだ入っていないお金がいくらあるか、期限をすぎているものが何件あるか、今月いくら入ってくる予定か。数えていません。請求リストから毎回そのまま計算しています。
請求したら取引先・請求日・金額などを入力し、入金を確かめたら入金日を記録します。その記録から、未入金の合計や確認する順番を自動で出します。銀行口座との自動照合ではなく、入金の確認と記録は必要です。
自作のスプレッドシート見本の画面です
入金予定日は、入力しません。
「末締め翌月末払い」「都度払い」など、取引先ごとの支払条件をいちど登録しておきます。あとは請求日を入れるだけで、入金予定日がひとりでに入ります。
末締め翌月末なら翌月の末日、翌月10日払いなら翌月10日。登録した支払条件に沿って計算します。銀行休業日の調整や、実際に入金されたかどうかは別に確認します。
催促する順番は、考えません。
上から順に並んでいます。順番の決め方は3つの足し算です。
状態の点（期限すぎ・請求もれ・今日が期限）＋ 金額の点 ＋ 待たされている日数×2。金額が大きいものと、長く待たされているものが上に来ます。点の重みは設定タブで変えられるので、「金額より、古いものを優先したい」と思えばその場で直せます。
「催促しづらい」という気持ちの問題を、順番の問題に置きかえます。上から電話すればいいだけになります。
この会社は、だいたい何日で払うか。
取引先をえらぶと、これまでの実績から平均で何日で払う会社かが出ます。いつも45日かかる会社の40日目と、いつも当日払いの会社の40日目は、意味が違います。
「いつもの遅れ」なのか「今回だけおかしい」のかが分かるので、催促の電話をかけるかどうかを判断できます。
取引先をひとつえらぶだけ。上のデモと同じ画面です
請求のもれも、拾います。
納品は終わって売上を立てたのに、請求日が空のまま。この行は「未請求！」として拾い上げて、催促の一覧に混ぜて出します。
払ってもらえないのではなく、こちらが請求していないだけ。これがいちばんもったいない取りこぼしです。
朝、メールで届きます。
シートを開かなくても、今日催促する先が毎朝メールで届きます。開き忘れても、仕事のほうから来ます。
実際に届いたメールです
月ごとに、いくら回収できたか。
売上を立てた月ごとに、いくら請求して、いくら実際に入ってきたかが出ます。売上は立っているのにお金が入っていない月が、グラフの高さの差で見えます。
直近6ヶ月ぶん。手で数えたところは1つもありません
誰がいつ直したかも、残ります。
入金日を入れた、金額を書きかえた。そういう変更は、誰がいつ何を直したかが自動で記録されます。お金の数字なので、ここは残しておいたほうが安心です。
