対応履歴と引き継ぎメモを、
1枚で確認する制作例

制作例の仕組みと、使い方

日々の記録を、引き継ぎにも使う例です。

上のデモでさわってもらった画面が、そのまま引き継ぎ書です。会社をひとつえらぶと、先方の担当者、これまで何回どうやって話したか、相手がどんな反応だったか、次に何をするかまで1枚に出ます。

対応した日・話した内容・相手の反応を、対応記録に1行ずつ残します。引き継ぐときにメールやメモを探し直すのではなく、ふだん記録した履歴を、同じカルテで確認できます。

入れるのは、白い欄だけです。

顧客リストで人が入力するのは、会社名や担当者名など白い列だけ。グレーの8つの列は、ひとつも入力しません。

最終接触日、接触回数、何日たったか、次はいつか、次に何をするか、いまどういう状態か、優先度、順位。この8つは、対応記録に1行足すたびに勝手に入れ替わります。

引き継いだあと、次に連絡する先も分かります。

朝ひらくと、期限がすぎている会社、今日が期限の会社、まだ一度も連絡していない会社の順に、上から並んでいます。優先順位を確認するときの参考にする想定です。

「今すぐ検討中だから先」ではありません。約束の期限をすぎていることを、いちばん重く見ています。忘れられた会社が下に沈まないようにするためです。

朝、メールで届きます。

シートを開かなくても、担当ごとに「今日連絡する会社」が毎朝メールで届きます。掲載画像で通知の見本を紹介しています。このページからメールは送信しません。

数えるのを、やめられます。

今週は何件動いたか、先週とくらべてどうか。週ごとの集計は自動で出ます。月末の確認に使う想定です。実務では必要な集計項目を相談して決めます。

誰がいつ直したかも、残ります。

分類を変えた、予算を書きかえた。そういう変更は、誰がいつ何を直したかが自動で記録されます。変更内容を確認するための仕組みの例です。